Krajowy system e-faktur jest w trakcie tworzenia. Jest to platforma, którą Ministerstwo Finansów stworzyło w celu umożliwienia wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych. W początkowym okresie akceptowane będą faktury strukturalne jako forma dokumentowania transakcji.
Korzyścią z wprowadzenia KSeF będzie automatyzacja procesów związanych z kontrolami podatkowymi - skrócenie czasu ich trwania oraz zaangażowanie przedsiębiorców. Obecnie monitorujemy stan trwających prac legislacyjnych.
Co to jest KSEF?
KSeF, znany również jako Krajowy System e-Faktur (lub Krajowy System e-Faktur), to system umożliwiający rejestrowanie, otrzymywanie i przechowywanie faktur w ustrukturyzowanym formacie. System nadaje e-fakturom numer identyfikacyjny. System sprawdzi, czy szablon faktury jest poprawny i czy dane są prawidłowe. Ministerstwo Finansów zapowiada, że jeśli nowe rozwiązanie się sprawdzi, będzie mogło zastąpić dotychczasowy JPK.
Prace nad projektem
W lipcu 2021 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że zakończyło analizę uwag zgłoszonych w trakcie uzgodnień międzyresortowych. Uwzględniono także kluczowy postulat, że biznes musi stworzyć ścieżkę (taką ścieżką może być np. wdrożenie komunikacji EDI w zarządzaniu obiegiem dokumentów). Ministerstwo Finansów zapowiedziało również, że struktura e-faktury będzie dostępna w języku angielskim. W ramach konsultacji społecznych do Ministerstwa Finansów wpłynęło aż 200 opinii rynkowych. Przedsiębiorcy zwrócili uwagę, że e-faktury powinny zostać przetestowane w odpowiedni sposób w trakcie konsultacji. Przedsiębiorcy chcą być gotowi na e-faktury, więc muszą mieć czas na wdrożenie, a następnie przetestowanie rozwiązania.
Testowanie systemu
Ministerstwo Finansów będzie testować nowe rozwiązanie z przedsiębiorstwami, aby zapewnić pełne przyjęcie e-fakturowania przez jak największą liczbę firm w 2022 roku. Testy odbyły się 7 października 2021 roku. Ministerstwo Finansów zamieściło na swojej stronie internetowej komunikat informujący o rozpoczęciu testów Krajowego Systemu e-Faktur. Testy są otwarte dla wszystkich twórców oprogramowania do fakturowania. W programie pilotażowym mogą wziąć udział wszystkie zainteresowane podmioty. Nie jest wymagana rejestracja. Program pilotażowy ma na celu przetestowanie nowego rozwiązania opracowanego przez zainteresowane podmioty zajmujące się tworzeniem oprogramowania do fakturowania. Pilotaż pozwoli systemom informatycznym na dostosowanie się do Krajowego Systemu e-Fakturowania, który został wdrożony przez Ministerstwo Finansów w styczniu 2022 roku. Ministerstwo Finansów udostępnił również opcjonalną wersję systemu. Testy nie będą skutkowały wystawianiem faktur. Po pewnym czasie zostaną one usunięte z systemu. Ministerstwo Finansów zaleca anonimizację danych w środowisku testowym.
Sprawdź: Jaki program do fakturowania wybrać?
Wyzwania związane z KSEF
Jak wspomniano powyżej, e-fakturowanie jest dostępne dla wszystkich polskich przedsiębiorców od stycznia 2022 r. Będzie to dopuszczalna forma dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych, które obecnie funkcjonują w obrocie gospodarczym. Dotychczasowe formy faktur pozostaną w mocy. Ministerstwo Finansów informuje nas, że e-faktury są obowiązkowe i będą testowane od 2023 roku. Ze względu na specyfikę tych faktur, KSeF nie będzie pozwalał na przesyłanie not korygujących w ustrukturyzowanym formacie do faktur ustrukturyzowanych. Faktury te muszą być zatwierdzone przez odbiorcę faktury pierwotnej. Faktury w KSeF nie będą wystawiane, jeśli z odrębnych przepisów wynika, że sprzedawca nie może być zidentyfikowany dla celów podatkowych. Nie będzie można wystawiać faktur pro forma ani faktur VAT RR. Są to realne problemy, z jakimi podatnicy będą mieli do czynienia z tym systemem, niezależnie od tego, kiedy zostanie on wdrożony.
CSEF a PEF
Być może odpowiedzi na te pytania przyniesie trwający właśnie okres testowania platformy KSeF. W oczekiwaniu na te zmiany warto sprawdzić, jak działa ogólnopolska platforma elektronicznego fakturowania PEF, która funkcjonuje od 2019 roku. Działająca od 25 lat platforma PEF ma możliwość przyjmowania faktur elektronicznych od instytucji on-line. Zapewnia również elektroniczną wymianę danych (EDI), która umożliwia digitalizację wszystkich procesów biznesowych. Posiada bogate doświadczenie w optymalizacji procesów logistycznych, sprzedażowych i księgowych. Obsługuje niemal wszystkie sektory rynku, w tym motoryzacyjny, sieci handlowe, producentów, dystrybutorów, grupy zakupowe i inne. Od 2019 r. jest częścią międzynarodowej Grupy EDITEL, największego operatora EDI w Europie Środkowo-Wschodniej. Publiczne vs. Biznes Cel ten wynika z obowiązku, jaki Polska i inne kraje członkowskie Unii Europejskiej mają do wdrożenia dyrektywy 2014/55/UE dotyczącej fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.
E-fakturowanie a EDI
EDI to standard bezpiecznej komunikacji B2B. Ta sprawdzona technologia jest niezawodna i może być stosowana w niemal każdej branży. Obsługuje wszystkie rodzaje firm, zarówno duże, jak i małe. Faktury elektroniczne stały się obowiązkowe w zamówieniach publicznych na mocy przepisów z 9 listopada 2018 roku. Weszły one w życie 18 kwietnia 2019 roku. Wprowadziły one obowiązek stosowania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych. Nowe przepisy, oparte na platformie KSeF, wprowadzają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z form dokumentowania transakcji. Po 2023 r. faktury papierowe odejdą do lamusa. Łatwo jest włączyć e-fakturowanie w szerszy kontekst zintegrowanego rynku od zakupu do płatności, biorąc pod uwagę, że faktury są tylko jedną z części finansowych łańcuchów dostaw. Łatwiej jest powiązać zamówienia, dostawy, fakturowanie i płatności, mając jeden obszar dokumentów elektronicznych. W niedalekiej przyszłości technologia EDI może być wykorzystywana jako podstawowe narzędzie w praktycznie wszystkich transakcjach. Jest to coś, o czym każdy przedsiębiorca powinien pomyśleć już dziś, niezależnie od branży czy wielkości. Grupa SBS korzysta z technologii EDI od ponad 7 lat. W 2014 roku Grupa SBS zawarła umowę z firmą EDISON S.A. na wdrożenie komunikacji EDI. Pozwoliło to na zautomatyzowanie wysyłania i odbierania e-faktur (EDI) oraz dostarczanie ich bezpośrednio do systemu ERP. Od tego czasu komunikacja EDI jest najpopularniejszą formą wymiany dokumentów pomiędzy Grupą SBS a jej partnerami handlowymi. Projekt ten jest stale rozwijany. Ważne jest, aby pamiętać, że niezależnie od wielkości klienta rozwiązanie EDI będzie tam wykorzystywane.
Komentarze (0)